רה ארגון

 

מהו תהליך רה אירגון ?

בחינה כוללת של  יחידה ארגונית או תהליך , תוך ניתוח המצב הקיים, איתור הכשלים והצבת מערכת של המלצות המבוססת על היעדים והאסטרטגיה של האירגון.

  • זהו תהליך בו מוגדרת מראש המסגרת הארגונית שתעבור את תהליך הר אירגון. יש חשיבות רבה לתיחום המסגרת הארגונית על ידי הגוף המזמין.

ניתן לבצע רה אירגון ברמת המחלקה, אגף, יחידה, מחוז וכד'כ"כ ניתן להגדיר תהליך מרכזי שיעבור את חווית הרה ארגון, לדוגמה: תהליך קליטת ילדים במשפחות אומנה, תהליך התשלומים הממשלתי וכד'.

מתי יש ואפשר לבצע  תהליך רה ארגון ? אין לבצע רה אירגון מידי שנה, או מידי חילופי הנהגה, כך שלמימד הזמן  יש משמעות במענה לשאלת התדירות. לא נפרט בשלב זה את הסיבות החשובות ביסוד מימד הזמן.

תהליך או יחידה ארגונית הניצבים בפני תמורות מואצות באופן הפעילות והטכנולוגיה מחייבים תשומת לב מיוחדת, באשר יש לבצע בהם התאמות מידי פעם. יש לבצע  רה ארגון במצב בו התנהלות הגוף הנבדק אינה תואמת  את התמורות בענף: לדוגמה, מערכות ותהליכי מחשוב, תהליכי שרות, תהליכי שיווק וכד'

ניתן ומומלץ לבצע רה ארגון ביחידות או תהליכים ארגוניים שלא נבחנו במשך שנים רבות, שיש לגביהם תלונות רבות לגבי השרות, תקינות התהליכים, תקינות המבנה הארגוני, תקינות פיננסית וכד'.

מהי מטרת תהליך רה-ארגון ?

לספק  לנו יחידה ארגונית או תהליך, שנבחנו, אותרו ליקויהם והותאמו לסטנדרטים של תפקוד מתוך פרספקטיבה של לפחות 5 שנים הקרובות. אם נידרש לבצע תהליך רה-ארגון מחדש לפני תום תקופת הפרספקטיבה, יש בכך כדי להעיד על כישלון הר- ארגון שבוצע, או שיבוש במערכת קבלת ההחלטה על רה-ארגון מחדש.

מה נבחן בתהליך הרה-ארגון?

במסגרת תהליך הרה-ארגון נשתמש בכל הכלים העדכניים ללימוד ובחינה של יחידה או תהליך ארגוני. לרבות:

  • לימוד ואבחון היחידה הארגונית: אסטרטגית הארגון, מבנה ארגוני, מוצרים ושרותים, תהליכי עבודה מרכזיים, תהליכים פיננסיים, פרמטרים ונתוני מדדים בפעילות.
  • צילום מצב קיים גישת הנשר המאפשרת ניתוח תוך ירידה ברזולוציה. ראה מאמר בנושא.
  • הצגת התמונה בפני המזמין, על בסיס העיקרון כי מעצם הצגת  המצב הקיים ינבעו הליקויים.
  • מיפיו הליקויים. ותכנון מחדש של היחידה או התהליך הארגוני.

הסיכונים בתהליך הרה-ארגון?

  • הרס של תהליך או יחידה ארגונית עובדת. הדוגמאות לכך הן רבות, וכל מי שעסק בתפקיד ניהולי ראה לא מעט תהליכים או יחידות ארגוניות שפסקו לתפקד כראוי בתום תהליך הרה-ארגון.
  • אי קריאה נכונה של הנתונים והמפה הארגונית – עלולים לפגוע בתהליך הרה-ארגון, ולגרום נזק לעיתים בלתי הפיך. באחת החברות שבדקתי נעשתה בדיקה על ידי כלכלן שבחן את 3 מרכזי הרווח של החברה. ומסקנתו היתה כי מרכז רווח אחד הינו הפסדי ומעיק על רווחיות החברה ויש לסגור אותו. מרכז רווח זה היה חדש יחסית, הושקעו בו מספר מליוני שקלים. המלצתו התבססה על בחינת הפעילות במשך 8 חודשים ומסקנתו הייתה כי ממוצע ההכנסה החודשי אינו מגיע לנקודת האיזון ולכן יש להפסיק את פעילות יחידת רווח זו על עובדיה, ויתר מרכיביה. לכאורה, חשיבה כלכלית נכונה שבסיסה, ביטול מרכז רווח מפסיד יביא שיפור ברווחיות יתר מרכיבי החברה.

למעשה, בבדיקה בשיטת ה AGLE APPROACHE      הסתבר כי  מרכז הרווח כבר

בחודש השני עבר את נקודת האיזון, ועד חודש חמישי היתה מגמת עליה, אחוז הרווח הגולמי נע סביב 31% ( נאה לענף). אך !!!  בשלושת החודשים האחרונים הבעלים של הקבוצה פיטר את מנהל היחידה. כך נותרה ללא מנהל, המכירות ירדו באופן משמעות.

עד כדי הפסד צורב.  וכל שנדרש היה להחזיר את מנהל היחידה לעבודתו או להביא מנהל אחר במקומו. יחידה רווחית בתהליך עליה,  נסגרה בשל אי קריאה נכונה של הנתונים, ניהול לקוי ואגו.

 

כישלון בתהליך ההטמעה

           היא אחת הסכנות הניצבות בפני כל תהליך רה-ארגון. שהרי בתהליך ההטמעה היועץ  הארגוני נאלץ "לגעת" בבעלי תפקידים, בסמכויות, בקידום, כפיפויות, ותק של עובדים. ברקע נמצאים ועדי העובדים וקבוצות לחץ והשפעה. חוסר ניסיון ורגישות עלולים להכשיל את כלל התהליך ואת מערכת היחסים בתוך הארגון.